CNAE errado pode aumentar seus impostos e impedir o Simples Nacional?

O CNAE é um dos dados mais importantes do cadastro de uma empresa. Ele identifica as atividades econômicas exercidas pelo negócio e influencia a tributação, as licenças necessárias, a emissão de notas fiscais e até a possibilidade de permanecer no Simples Nacional.

Quando o CNAE não representa o que a empresa realmente faz, podem surgir problemas como pagamento incorreto de impostos, enquadramento no anexo errado, impedimento ao Simples Nacional e incompatibilidade entre notas fiscais, contratos e objeto social.

Mas existe um ponto importante: o CNAE não deve ser escolhido simplesmente porque possui uma alíquota menor. O cadastro precisa refletir a atividade efetivamente realizada.

Neste artigo, você entenderá como escolher o CNAE corretamente, quais riscos existem e o que fazer quando o cadastro da empresa está desatualizado.

O que é CNAE?

CNAE significa Classificação Nacional de Atividades Econômicas.

Trata-se de um sistema de códigos utilizado para identificar e organizar as atividades desenvolvidas por empresas, empresários individuais, profissionais e outras organizações.

A classificação é oficialmente adotada pelos órgãos federais, estaduais e municipais. Sua estrutura, descrições e notas explicativas podem ser consultadas no portal da Comissão Nacional de Classificação — Concla/IBGE.

Cada código possui uma descrição própria e notas explicativas que apresentam:

• Atividades compreendidas
• Serviços e operações incluídos
• Atividades que não fazem parte daquele código
• Códigos relacionados
• Limites de utilização da classificação

Por isso, não basta pesquisar uma palavra parecida com o serviço e selecionar o primeiro resultado. É necessário conferir o conteúdo completo do código na consulta oficial da CNAE.

Qual é a diferença entre CNAE principal e secundário?

Uma empresa pode possuir um CNAE principal e diversos CNAEs secundários.

O CNAE principal deve representar a atividade predominante da empresa. Os CNAEs secundários identificam outras atividades que também são exercidas.

Imagine uma empresa que desenvolve sistemas, presta suporte técnico e oferece consultoria em tecnologia. Ela poderá precisar de mais de um CNAE para representar corretamente todas as fontes de receita.

Isso não significa que seja uma boa ideia cadastrar dezenas de atividades “para usar algum dia”. Cada CNAE adicional pode gerar consequências tributárias, cadastrais e regulatórias.

Um CNAE secundário também pode:

• Exigir licença específica
• Criar obrigação de inscrição estadual ou municipal
• Influenciar a análise do Simples Nacional
• Exigir segregação das receitas
• Alterar a forma de emissão das notas fiscais
• Aumentar o risco de inconsistências cadastrais

CNAE não é figurinha para completar álbum. Se a empresa não exerce determinada atividade, é preciso avaliar se faz sentido mantê-la no cadastro.

Como o CNAE interfere no Simples Nacional?

A Lei Complementar nº 123/2006 estabelece atividades que não podem ser tributadas pelo Simples Nacional. O Comitê Gestor mantém relações de códigos classificados como impeditivos ou ambíguos.

Os códigos considerados impeditivos estão relacionados no Anexo VI da Resolução CGSN nº 140/2018.

Existem também códigos chamados de ambíguos, que podem abranger tanto atividades permitidas quanto atividades vedadas. Eles aparecem no Anexo VII da Resolução CGSN nº 140/2018.

Nesses casos, a análise não pode ficar limitada ao número do CNAE. É necessário verificar exatamente qual serviço a empresa presta.

CNAE secundário também pode impedir a opção

Um erro frequente é acreditar que somente o CNAE principal interfere no Simples Nacional.

De acordo com o material oficial de Perguntas e Respostas do Simples Nacional, a presença de um CNAE secundário correspondente a uma atividade vedada pode impedir a opção pelo regime.

Portanto, cadastrar uma atividade impeditiva apenas para deixá-la “disponível” pode criar um problema mesmo que ela não seja a principal fonte de receita.

Por outro lado, retirar o CNAE do cadastro não resolve a situação se a empresa continuar exercendo a atividade vedada. A operação real, os contratos, as notas fiscais e as receitas também precisam ser considerados.

CNAE errado pode excluir a empresa do Simples Nacional?

Pode criar uma situação de impedimento, especialmente quando a empresa:

• Inclui uma atividade vedada em seu cadastro
• Começa a exercer uma atividade não permitida
• Emite notas fiscais de serviços incompatíveis com seu enquadramento
• Mantém CNAE impeditivo como atividade principal ou secundária
• Declara uma atividade permitida, mas exerce outra
• Deixa de comunicar uma situação de exclusão obrigatória

A exclusão não depende apenas do nome do CNAE. Ela pode decorrer da atividade efetivamente exercida, ainda que o código correspondente não esteja cadastrado.

Quando for identificada uma atividade vedada, é necessário verificar:

• Quando a atividade começou
• Se houve receita decorrente dela
• Se o impedimento exige comunicação obrigatória
• A data em que os efeitos da exclusão devem começar
• Como ficam os impostos dos períodos anteriores
• Se declarações e documentos fiscais precisam ser retificados

A análise deve ser feita antes de simplesmente alterar o cadastro, porque uma alteração atual não apaga eventuais operações realizadas no passado.

O CNAE define sozinho o anexo do Simples Nacional?

Não.

O CNAE é um indicador importante, mas o anexo tributário deve ser definido pela atividade efetivamente exercida e pela natureza da receita.

Empresas optantes pelo Simples Nacional podem ser tributadas pelos seguintes anexos:

Uma única empresa pode obter receitas sujeitas a anexos diferentes. Nesse caso, cada tipo de receita precisa ser informado corretamente na apuração do Simples Nacional.

Por exemplo, uma empresa pode vender equipamentos e também prestar serviços de instalação. Dependendo das características da operação, as receitas podem exigir tratamentos diferentes.

O erro acontece quando todo o faturamento é lançado em um único anexo sem analisar a origem de cada receita.

Qual é a relação entre CNAE, Anexos III e V e Fator R?

Determinadas atividades de serviços podem ser tributadas pelo Anexo III ou pelo Anexo V, dependendo do Fator R.

O cálculo compara a folha de salários com a receita bruta acumulada nos últimos 12 meses:

O resultado funciona assim:

Entretanto, o Fator R somente deve ser aplicado às atividades sujeitas a essa regra.

Se o CNAE estiver incorreto, a empresa pode:

• Deixar de calcular o Fator R quando deveria
• Aplicar o Fator R a uma atividade que não está sujeita à regra
• Informar a receita no Anexo III sem possuir direito
• Pagar pelo Anexo V mesmo podendo utilizar o Anexo III
• Apurar o DAS com uma alíquota incompatível com o serviço prestado

Por isso, a análise do Fator R começa pela atividade. Fazer a conta correta sobre um CNAE errado continua produzindo um resultado errado — só que agora com planilha bonita.

Como o CNAE errado pode aumentar os impostos?

O impacto tributário pode acontecer de diferentes formas.

Enquadramento em anexo incorreto

Se uma receita for informada no anexo errado, a empresa poderá pagar mais ou menos imposto do que deveria.

Pagar a mais gera perda financeira. Pagar a menos pode resultar em cobrança da diferença, juros, multas e necessidade de retificação.

Aplicação incorreta do Fator R

Uma prestadora de serviços pode permanecer no Anexo V por falta de análise, mesmo quando sua atividade e seu Fator R permitem o Anexo III.

Também pode ocorrer o contrário: a empresa utiliza indevidamente o Anexo III sem cumprir os requisitos.

Falta de segregação das receitas

Quando a empresa possui comércio e serviços, ou diferentes tipos de serviços, não é correto tratar necessariamente todo o faturamento da mesma forma.

Cada receita deve ser identificada e informada conforme sua natureza.

Regime tributário inadequado

O CNAE também influencia a comparação entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.

Uma análise baseada em atividade errada pode levar a empresa a escolher um regime que parece econômico na simulação, mas não corresponde à operação real.

CNAE errado pode causar problemas na emissão da nota fiscal?

Sim.

O cadastro da atividade precisa conversar com:

• Objeto social
• Inscrição municipal
• Inscrição estadual
• Código de serviço municipal
• Item da lista de serviços
• Descrição da nota fiscal
• Tributação do ISS ou ICMS
• Retenções informadas
• Licenças e autorizações

Quando a nota fiscal apresenta um serviço incompatível com o cadastro, podem surgir:

• Rejeições no sistema de emissão
• Código de serviço incorreto
• Alíquota de ISS inadequada
• Retenção tributária calculada de forma errada
• Questionamentos do cliente
• Divergências nas declarações
• Risco de fiscalização

O CNAE e o código de serviço municipal não são necessariamente a mesma coisa. Eles pertencem a classificações diferentes e precisam ser relacionados corretamente.

O CNAE interfere nas licenças da empresa?

Sim. Determinadas atividades dependem de autorizações específicas, como:

• Alvará de funcionamento
• Licença sanitária
• Licença ambiental
• Vistoria do Corpo de Bombeiros
• Registro em conselho profissional
• Inscrição estadual
• Autorizações municipais ou estaduais
• Análise de viabilidade do endereço

Uma empresa pode possuir um endereço permitido para atividades administrativas, mas inadequado para indústria, armazenamento, alimentação, saúde ou atividades com atendimento ao público.

Adicionar um novo CNAE sem consultar a viabilidade pode gerar exigências, custos e até impedir o exercício da atividade naquele local.

Exemplos de problemas causados por CNAE incorreto

Empresa de tecnologia registrada apenas como suporte

A empresa começa oferecendo suporte, mas passa a desenvolver sistemas e prestar consultoria.

Se o cadastro não for atualizado, contratos, notas fiscais e tributação podem ficar incompatíveis com a operação.

Loja que também presta serviços

Uma empresa cadastrada somente como comércio começa a cobrar instalação, manutenção ou treinamento.

Essas receitas podem exigir CNAE, nota fiscal e tratamento tributário diferentes da venda das mercadorias.

Clínica que amplia os atendimentos

Uma clínica adiciona novas especialidades ou procedimentos, mas não atualiza o cadastro, as licenças e o sistema municipal.

Mesmo que os serviços sejam relacionados à saúde, podem existir exigências e enquadramentos diferentes.

Empresa com CNAE que não utiliza

Durante a abertura foram incluídas diversas atividades secundárias, entre elas uma atividade vedada ao Simples Nacional.

Esse cadastro pode dificultar a opção pelo regime, mesmo que a empresa pretenda exercer somente as demais atividades.

Como saber se o CNAE da empresa está correto?

A revisão precisa ir além do cartão do CNPJ.

O procedimento recomendado é:

• Listar todos os produtos vendidos e serviços prestados
• Identificar como cada receita é gerada
• Conferir contratos, propostas e notas fiscais
• Consultar as descrições e notas explicativas da CNAE
• Comparar as atividades com o objeto social
• Analisar a permissão no Simples Nacional
• Identificar o anexo aplicável a cada receita
• Verificar a incidência do Fator R
• Conferir inscrições, licenças e códigos de serviço
• Revisar a forma utilizada na apuração dos impostos

Essa análise também deve ser realizada quando a empresa:

• Lança um novo serviço
• Começa a vender produtos
• Muda seu modelo de negócio
• Passa a atuar pela internet
• Abre uma filial
• Altera o endereço
• Recebe receita de uma atividade diferente
• Pretende entrar ou permanecer no Simples Nacional

Como corrigir um CNAE errado?

A correção pode envolver diferentes órgãos e cadastros.

Dependendo da empresa, poderá ser necessário:

• Alterar o objeto social
• Registrar uma alteração na Junta Comercial ou no cartório
• Atualizar o CNPJ pela Redesim
• Fazer uma nova consulta de viabilidade
• Atualizar a inscrição municipal
• Atualizar a inscrição estadual
• Solicitar ou modificar licenças
• Configurar novamente a emissão de notas fiscais
• Revisar o cadastro no sistema contábil
• Corrigir a segregação das receitas no Simples Nacional

Depois da alteração cadastral, ainda é importante verificar os períodos anteriores.

Se a empresa já vinha exercendo a atividade, pode ser necessário revisar notas fiscais, declarações e impostos. A data de inclusão do CNAE não deve ser usada automaticamente como se fosse a data em que a atividade começou.

CNAE genérico é uma boa estratégia?

Depende.

Alguns códigos possuem descrições amplas, mas isso não significa que possam ser utilizados para qualquer serviço.

Antes de escolher um CNAE genérico, é necessário consultar suas notas explicativas. Elas informam quais atividades estão incluídas e quais devem ser classificadas em outros códigos.

Usar um código amplo apenas para reduzir impostos ou evitar licença pode produzir o efeito contrário: inconsistência cadastral, tributação incorreta e dificuldade para justificar a atividade em uma fiscalização.

O melhor CNAE não é o que possui o nome mais conveniente. É aquele que descreve corretamente o que a empresa entrega e pelo que recebe.

Checklist para revisar o CNAE

O CNAE principal representa a atividade predominante?

Todos os serviços e produtos vendidos estão contemplados?

Existem CNAEs cadastrados que a empresa não exerce?

Algum CNAE principal ou secundário é impeditivo ao Simples?

Existem códigos ambíguos que exigem análise da atividade?

O objeto social está compatível com os CNAEs?

As notas fiscais correspondem às atividades cadastradas?

O código de serviço municipal está correto?

As receitas estão separadas por atividade?

Os anexos do Simples foram conferidos?

O Fator R está sendo aplicado somente às atividades sujeitas?

As licenças e inscrições estão atualizadas?

A empresa começou a exercer alguma atividade nova?

Conclusão

O CNAE influencia muito mais do que o cadastro do CNPJ.

Uma classificação incorreta pode afetar os impostos, o anexo do Simples Nacional, o Fator R, as licenças, a emissão de notas fiscais e a própria possibilidade de permanecer no regime.

Também não adianta possuir um CNAE aparentemente correto se contratos, notas fiscais e receitas mostram que a empresa exerce outra atividade.

O cadastro precisa acompanhar a realidade do negócio. Por isso, toda mudança de produto, serviço ou modelo de operação deve ser analisada antes de começar a faturar.